Módulo de Impresoras

01 Introducción

El módulo de impresoras es un inventario vivo. No solo guarda qué impresoras existen y dónde están: hace seguimiento del gasto de tinta o tóner, registra cada mantenimiento y avisa cuando un consumible está por agotarse o se acerca la fecha de un mantenimiento.

Cada impresora queda vinculada a una empresa y, opcionalmente, a una sede. A partir de ahí, quien tenga permiso puede cargarle sus consumibles (cartuchos, tóneres, tambores…), definir cuántos días dura cada uno en esa impresora en particular, y registrar los mantenimientos que se le hacen a lo largo del tiempo.

02 Quién puede acceder

El módulo solo aparece para quienes tienen permiso. Y dentro del módulo, cada acción (ver, crear, editar, dar mantenimiento…) tiene su propio permiso, así que dos personas pueden ver el mismo equipo pero solo una poder modificarlo.

Cada usuario ve solo las impresoras que le corresponden según su rol:

• Roles transversales Admin · Gerencia — ven las impresoras de todas las empresas del sistema.
• Roles con cobertura Técnico · Líder técnico — ven solo las impresoras de las empresas que tienen asignadas en su cobertura.
• Roles vinculados a una empresa Recepción · Auxiliares — ven solo las de su propia empresa.

03 Glosario

Los términos que vas a encontrar por todo el módulo.

04 La bandeja de impresoras

Es la pantalla principal del módulo: una tabla con todas las impresoras dentro de tu alcance, una por fila.

Cada fila te muestra de un vistazo el código, el nombre, el modelo, la empresa y sede, la IP, el estado del equipo y una señal del estado de sus consumibles:

• Verde — todos los consumibles están en niveles normales.
• Amarillo — hay al menos uno en nivel bajo.
• Rojo — hay al menos uno crítico o agotado.

Arriba tenés un buscador que recorre código, nombre, ubicación, IP, hostname y número de serie, más un panel de filtros desplegable por empresa y estado.

05 Registrar una impresora Técnico

Desde el botón Nueva de la bandeja. El formulario está dividido en cuatro bloques.

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   Vinculación

   Elegís la empresa (solo aparecen las de tu alcance) y, si querés, la sede. Si dejás la sede vacía, la impresora queda a nivel empresa.

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   Identificación

   Elegís el modelo del catálogo, y podés agregar un código interno propio (como HP-CONTAB-01), un nombre descriptivo ("Impresora de recepción"), la ubicación física, número de serie y fecha de adquisición.

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   Red y acceso

   IP, hostname, MAC, y las credenciales del panel web de la impresora. La contraseña se guarda cifrada.

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   Estado

   El estado del equipo (activa, en mantenimiento o dada de baja), el intervalo de mantenimiento sugerido y observaciones libres.

06 El catálogo de modelos Admin

En vez de escribir el modelo a mano cada vez (con el riesgo de tipearlo distinto), el sistema tiene un catálogo interno de modelos que crece con el uso.

Cada modelo del catálogo define su marca, su tecnología (láser, inyección…), si es a color, si es multifuncional, y qué consumibles sugeridos trae. Esos consumibles son los que se cargan automáticamente al registrar una impresora de ese modelo.

07 Datos de red y panel web

Para impresoras de red, el sistema guarda todo lo necesario para ubicarlas y acceder a su configuración.

En el detalle de la impresora vas a ver la IP, el hostname y la MAC. Si cargaste la IP, aparece un botón Panel que abre directamente la interfaz web de la impresora en una pestaña nueva.

Las credenciales del panel (usuario y contraseña) se muestran ocultas por defecto; un botón con el ícono de ojo revela la contraseña cuando la necesitás.

08 Cómo funcionan los consumibles Técnico

Una impresora puede tener varios consumibles a la vez: en una láser color, cuatro tóneres (negro, cyan, magenta, amarillo) más el tambor. Cada uno se controla por separado.

En el detalle de la impresora, cada consumible activo se muestra con una barra de nivel vertical, su porcentaje estimado, su estado y cuántos días le quedan. Desde el menú de cada uno podés editarlo, reemplazarlo o eliminarlo.

09 Cómo se calcula el nivel

El nivel es una estimación lineal en el tiempo: empieza en 100% el día que se instala el consumible y llega a 0% cuando se cumplen los días estimados.

Por ejemplo, un tóner con 30 días estimados instalado hace 15 días mostrará ~50%. A los 24 días, ~20% (nivel bajo). A los 29, ~3% (crítico).

Los umbrales de estado son: hasta 40% Normal, entre 40% y 20% empieza a ponerse Bajo, 20% o menos es Crítico, y 5% o menos Agotado.

10 Reemplazar y recalibrar Técnico

Cuando cambiás un cartucho o tóner, usás la opción Reemplazar del menú del consumible (no lo borres ni lo edites).

Al reemplazar, el sistema:

• Archiva el consumible viejo, calculando cuánto duró realmente.
• Crea uno nuevo del mismo tipo y color, con la fecha del reemplazo como nueva instalación.
• Te ofrece recalibrar: usar la duración real del anterior como nueva estimación.

¿Y si me equivoqué al cargar uno?

Si un consumible está mal cargado y todavía no lo reemplazaste, podés editarlo o eliminarlo. Una vez que forma parte del historial (fue reemplazado), ya no se puede tocar.

11 El historial de mantenimientos Técnico

Cada cosa que se le hace a la impresora se registra como un mantenimiento y queda en una línea de tiempo ordenada.

Hay cuatro tipos: preventivo, correctivo, limpieza y cambio de consumible. Al registrar uno, cargás la fecha, quién lo hizo, una descripción y, opcionalmente, la lectura del contador de páginas y la fecha del próximo.

Reemplazar consumibles desde el mantenimiento

Si durante el mantenimiento cambiaste algún cartucho, no hace falta hacerlo dos veces. El formulario de mantenimiento tiene una sección "¿Reemplazaste algún consumible?" donde marcásCuáles cambiaste. En una sola acción se registra el mantenimiento y se hacen los reemplazos (con opción de recalibrar cada uno).

12 Intervalo de mantenimiento sugerido

Si a una impresora le definís cada cuántos días conviene un mantenimiento preventivo, el sistema calcula solo la fecha del próximo.

Se configura al crear o editar la impresora, en el campo intervalo de mantenimiento (días). Con eso, cada vez que registrás un mantenimiento, el sistema propone como próximo la fecha del mantenimiento más el intervalo.

En el detalle vas a ver un aviso del próximo mantenimiento con distintos colores según lo cerca que esté:

• Verde — falta bastante.
• Amarillo — quedan 7 días o menos.
• Rojo — ya está vencido.

13 Alertas automáticas

El sistema revisa todas las impresoras una vez por día y avisa cuando algo requiere atención, sin que nadie tenga que estar mirando.

Cada mañana, un proceso automático genera notificaciones en dos casos:

• Consumible bajo — cuando el nivel estimado de algún consumible cae por debajo del 20%.
• Mantenimiento próximo — cuando la fecha sugerida de mantenimiento queda a 7 días o menos (o ya está vencida).

Las notificaciones llegan a los técnicos con cobertura de la empresa a la que pertenece la impresora, y aparecen en su bandeja de notificaciones dentro del sistema.

14 Permisos Admin

Cada acción del módulo tiene su propio permiso. Un rol puede tener unos sí y otros no.

• impresoras.ver — listar y ver el detalle. Sin este permiso, el módulo ni siquiera aparece en el menú.
• impresoras.crear — registrar impresoras nuevas.
• impresoras.editar — modificar los datos de una impresora.
• impresoras.eliminar — dar de baja una impresora.
• impresoras.mantener — gestionar consumibles y registrar mantenimientos.
• impresoras.gestionar-catalogo — administrar los modelos del catálogo.

15 Preguntas frecuentes

¿El sistema lee el nivel real de tinta de la impresora?

No. El nivel es una estimación basada en el tiempo y en los días que vos definiste. No hay conexión directa con la impresora para leer su nivel físico.

Cambié el cartucho pero el sistema sigue mostrando 0%

Es porque no le avisaste al sistema. Usá la opción Reemplazar del consumible: eso archiva el viejo y arranca uno nuevo al 100%.

¿Por qué no me deja agregar un segundo tóner negro?

Porque no se permiten dos consumibles activos del mismo tipo y color. Si querés poner uno nuevo, reemplazá el que está activo.

¿Puedo borrar un mantenimiento viejo?

Sí, si tenés el permiso de mantener. Al hacerlo, el sistema recalcula la fecha del próximo mantenimiento según los registros que queden.

Registré un mantenimiento pero no aparece

Verificá que hayas completado los campos obligatorios (tipo, fecha y descripción de al menos 5 caracteres). Si marcaste un consumible para reemplazar, asegurate de haber completado también sus días estimados.

No veo el módulo en mi menú

No tenés el permiso impresoras.ver. Pediselo a un administrador.

¿Con qué frecuencia llegan las alertas?

El sistema revisa una vez al día, por la mañana. No vas a recibir la misma alerta repetida cada día: hay un control anti-spam, y la alerta se cierra sola cuando resolvés el problema.