Motor de Flujos
ANDISOFTWARE
Documentación · v1.0

Motor de aprobaciones
diseñado como un instrumento.

Sistema · Generador de procesos
Permisos · Spatie
Canales · mail + database
Trámite en curso
Cotización cliente ACME
Rev.
GLOSARIO
12 términos

Diccionario del sistema

Comienza por aquí. Estos son los 12 términos que utiliza el módulo, cada uno con una definición breve y un ejemplo concreto. Si algún concepto de la simulación no te resulta claro durante su uso, aquí encontrarás la explicación detallada.

Flujo o Trámite
Un caso específico que transita por el proceso de aprobación. Es la unidad principal del sistema: cada flujo es un expediente que se crea, avanza y concluye.
Cada uno tiene un código único como FLJ-2026-000127.
Tipo de documento
La categoría del trámite. Al iniciar un flujo, primero seleccionas su tipo; esto determina qué plantilla se aplicará automáticamente al proceso.
Cotización, Contrato, Autorización de compra.
Plantilla de flujo
El diseño predeterminado y reutilizable: establece las etapas del proceso, su orden, las reglas operativas y quién está autorizado para firmar en cada una. El administrador la configura una sola vez.
"Aprobación de Cotización v1" · 3 etapas.
Etapa
Un paso dentro del flujo donde un usuario debe tomar una decisión (aprobar, rechazar o devolver). Las etapas están ordenadas de forma secuencial; cuando una concluye positivamente, el flujo avanza a la siguiente.
Revisión Técnica → Aprobación Financiera → Firma Final.
Actor
La persona autorizada para decidir en una etapa. Puede abarcar un rol completo (cualquier usuario que posea dicho rol en el sistema) o un individuo específico. Una misma etapa puede involucrar a múltiples actores.
Rol "técnico" · Usuario "María Torres"
Iniciador
El usuario que crea el flujo. Mantiene la propiedad del trámite hasta su conclusión: puede desistir en cualquier momento y, si un aprobador emite un rechazo, es el responsable exclusivo de corregir y reenviar la solicitud.
Suele ser el operador de ventas o el usuario final.
Modo de etapa
Define cómo se resuelve una etapa cuando intervienen varios actores. Existen tres opciones: secuencial (un solo actor decide), paralelo-todos (requiere la firma de todos) o paralelo-cualquiera (es suficiente con una sola firma).
"Requiere dos firmas de administrador" = paralelo-todos.
Política de rechazo
Determina qué ocurre con el flujo ante una negación en una etapa: devolver al iniciador, retroceder a la etapa anterior, saltar a una etapa específica o finalizar de manera definitiva. Se configura por etapa y nunca actúa de forma implícita.
Ningún rechazo cancela el flujo de manera accidental.
Revisión
El número de iteración del flujo. Comienza en 1 y se incrementa cada vez que el iniciador corrige y reenvía el trámite tras un rechazo. Permite agrupar los cambios y documentos adjuntos por cada intento o versión.
Rev. 1 → rechazo → corrección → Rev. 2.
Asignación
La decisión pendiente que corresponde a un actor. Permanece en su bandeja de entrada hasta ser resuelta. Cada firma requerida constituye una asignación independiente en el sistema.
"María tiene una asignación pendiente en Revisión Técnica."
Adjuntos
Los documentos del expediente. Pueden registrarse a nivel del trámite (cargados por el iniciador como parte del expediente base) o a nivel de la etapa (subidos por el actor que aprueba como soporte de su decisión).
Cotización.pdf · Aprobación_finanzas.jpg
Bandeja
El panel de control donde cada usuario visualiza sus tareas: las asignaciones pendientes, los flujos iniciados y aquellos que requieren corrección. Cuenta con pestañas y un buscador para localizar fácilmente cualquier expediente.
Mis Pendientes · Iniciados por mí · Cerrados.
CASO
práctico·001

Un caso práctico, paso a paso

Acompañemos a Camila Ríos, del área comercial, mientras tramita una cotización para el cliente ACME. Cada escena representa un momento del sistema; aquí podrá observar cómo se integran los términos del glosario en una situación operativa real.

LUN
10:14
Camila requiere cotizar $48M para ACME
Ingresa al sistema, selecciona "Iniciar flujo", elige el tipo Cotización y completa el título junto con la descripción. Adjunta el borrador de la propuesta en formato PDF.
Resultado: se crea el trámite FLJ-2026-000127, en Rev. 1, estado en progreso. El adjunto queda registrado a nivel del expediente.
LUN
10:15
El motor configura la primera etapa
La plantilla establece que la Etapa 1 es Revisión Técnica, asignada al rol técnico. Dado que hay dos técnicos activos en el sistema (Juan T. y María R.), ambos reciben la asignación. La primera firma registrada cerrará la etapa.
Notificación por correo electrónico y alerta en la plataforma enviadas simultáneamente a Juan T. y María R.
LUN
11:02
Juan revisa y aprueba
Juan ingresa al detalle, visualiza la propuesta y selecciona Aprobar añadiendo el comentario "Alcance OK". Como esta etapa está configurada en modo secuencial, una sola firma es suficiente para avanzar.
La asignación de María se cierra automáticamente con el estado "superada". El flujo avanza a la Etapa 2 · Aprobación Financiera.
LUN
14:30
La etapa financiera requiere dos firmas
Ana G. y Roberto M., ambos con rol de administrador, reciben sus respectivas asignaciones. La etapa se encuentra en modo paralelo-todos: no avanzará hasta que ambos registren su aprobación. Ana aprueba a las 14:45 tras adjuntar su matriz de márgenes a la etapa.
La cotización permanece en la Etapa 2 a la espera de Roberto. Ana ya no visualiza esta tarea en sus pendientes.
LUN
15:12
Roberto rechaza: margen no adecuado
Agrega el comentario obligatorio: "Descuento superior al permitido; corregir a un máximo del 15%". La etapa tiene configurada la política de devolver al iniciador, por lo que el trámite pasa al estado requiere corrección.
Camila recibe una notificación con el motivo del rechazo. La firma de Ana queda registrada en la Rev. 1, manteniendo el historial intacto.
MAR
09:00
Camila corrige y reenvía
Lee el motivo de rechazo en su bandeja, dentro de la pestaña "Requieren corrección". Ajusta el precio, sube el nuevo PDF y utiliza la opción "Reenviar corregido". El flujo avanza a la Rev. 2 y reinicia desde la Etapa 1 con nuevas asignaciones.
La Rev. 1 permanece intacta y disponible para consulta: cada archivo de esa iteración se puede descargar como parte del historial de auditoría.
MAR
16:45
Firma ejecutiva: cotización finalizada
La Rev. 2 es procesada por Juan (técnica) → Ana y Roberto (financiera, ambos aprueban en esta ocasión) → jefe Oscar (firma final). El trámite concluye sin objeciones.
Estado final: aprobado. Camila recibe la notificación de cierre. Toda la línea de tiempo, incluyendo actores, fechas, comentarios y adjuntos, queda archivada en el detalle del flujo.
TU
participación

Tú, en el sistema

Dependiendo de tu perfil de usuario, tienes acceso a diferentes funciones. Todos coexistimos en el mismo sistema, pero cada persona tiene una experiencia adaptada a su rol. Estos son los tres tipos de participación.

USUARIO/INICIADOR
Inicias y corriges
  • Inicias flujos seleccionando el tipo de documento adecuado.
  • Adjuntas el expediente base (el archivo central del trámite).
  • Haces seguimiento del avance desde la pestaña "Iniciados por mí".
  • Corriges y reenvías el trámite si un aprobador solicita modificaciones.
  • Desistes si el trámite ya no es necesario.
TÉCNICO/ADMIN
Apruebas o rechazas
  • Recibes una notificación cuando se te asigna una decisión.
  • Apruebas, rechazas o devuelves el trámite añadiendo un comentario.
  • Adjuntas documentos de soporte si la etapa lo requiere.
  • Revisas la pestaña "Mis Pendientes" con todas tus asignaciones actuales.
  • No puedes modificar el contenido del trámite; tu rol es tomar decisiones sobre él.
ADMINISTRADOR
Diseñas y gestionas excepciones
  • Diseñas las plantillas y los tipos de documentos disponibles.
  • Visualizas todos los flujos del sistema a nivel global.
  • Cancelas flujos que han quedado estancados o que ya no son válidos.
  • Reabres aquellos procesos que fueron cancelados por error.
  • Actúas como vía de solución ante bloqueos, manteniendo intacto el historial de auditoría.
CAPAS
internas·03

Bajo el capó

Para comprender la estructura interna del sistema. Todo está dividido en tres capas interconectadas: la configuración inicial, la ejecución del motor y la interacción a través de notificaciones y alertas.

CAPA/01 · Configuración — parámetros establecidos por el administrador

Tipos de documento
Catálogo de los trámites disponibles. Cada tipo está asociado a una plantilla de flujo predeterminada.
Plantillas
Secuencia ordenada de etapas y sus reglas operativas: modo de ejecución, políticas de rechazo y requisitos de adjuntos.
Actores por etapa
Define quién está autorizado para aprobar cada etapa (por rol Spatie o usuario específico). Múltiples actores habilitan la ejecución en paralelo.

CAPA/02 · Ejecución — lógica del motor de flujos

Secuencial
secuencial
Un único actor toma la decisión. La etapa avanza al registrar su aprobación.
+
+
Paralelo · Todos
paralelo_todos
Requiere la aprobación de todos los actores involucrados. Un solo rechazo detiene el avance.
/
/
Paralelo · Cualquiera
paralelo_cualquiera
Es suficiente con la primera aprobación registrada. Las asignaciones restantes se cierran automáticamente.
devolver_
iniciador
Devolver al iniciador
El flujo cambia a estado "requiere corrección". Al ser reenviado, el número de revisión se incrementa y el proceso reinicia desde la primera etapa.
devolver_
etapa_anterior
Devolver a etapa anterior
Se genera un nuevo paso en la etapa inmediatamente anterior con nuevas asignaciones para los usuarios.
devolver_
etapa_especifica
Devolver a etapa específica
El proceso retorna a una etapa previamente definida en la configuración de la plantilla. Ideal para retrocesos amplios.
finalizar
Finalizar
Es la única política que cierra definitivamente el flujo ante un rechazo. Diseñada para procesos donde una negación concluye el trámite.

CAPA/03 · Interacción — visibilidad y notificaciones

Notificaciones
Alertas por correo electrónico y notificaciones en la plataforma para cada asignación, corrección o cierre.
SLA visible
Indicador visual en la bandeja de entrada cuando una etapa excede su tiempo objetivo. Es netamente informativo y no interrumpe el flujo.
Adjuntos por revisión
Los documentos se agrupan según el número de revisión. Los archivos de versiones anteriores permanecen disponibles para consulta.
Línea de tiempo
Cada acción queda registrada con el actor, la fecha y sus respectivos comentarios. El historial de auditoría es inmutable.
Roles Spatie
Se integra de forma nativa con el esquema de permisos existente, evitando la duplicidad en la gestión de accesos.
Opciones de control
Los administradores pueden reabrir, reasignar o cancelar cualquier flujo sin alterar la integridad del expediente.
FAQ
8 dudas

Preguntas frecuentes

Las dudas más comunes de quienes usan el sistema por primera vez. Si tenés alguna que no esté acá, avisale a tu administrador para agregarla.